การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการบริหารจัดการศึกษา

เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) หลายคนจะมีความคิดรวบยอดว่าเป็นการนำคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ทางเทคโนโลยี ที่เกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์ มาใช้ใน โรงเรียนหรือสำนักงาน ถ้าฟังหรือดูแบบ ผิวเผินจะคิดว่าใช่แล้ว แต่ถ้าเข้าไปศึกษารายละเอียดจริงๆ แล้ว มีอยู่ไม่น้อยที่ยังเข้าไม่ถึงความคิดรวบยอดของคำว่า เทคโลโลยีสารสนเทศ

ในยุคหนึ่ง โรงเรียนจะถือเป็น จุดขาย พยายามประชาสัมพันธ์ว่าโรงเรียนมีความทันสมัย มีเทคโนโลยีสมัยใหม่ ก้าวหน้ากว่าใคร ซึ่งต่างก็จะมีความภาคภูมิใจมาก แขกไปใครมาก็จะพาไปดูห้องคอมพิวเตอร์(ซึ่งบางครั้งจะพบว่าเครื่องคอมพิวเตอร์มีการคลุมด้วยผ้าคลุมกันฝุ่นอย่างดี หรือบางทีก็ต้องเปิดกุญแจห้องเข้าไปดู)
หากจะพิจารณาถึงการใช้งานจริง พอจะสรุปได้โดยสังเขปดังนี้
1. ในกรณีที่มีเครื่องไม่มาก โรงเรียนจะจัดหาเครื่องมาเพื่อให้ครูได้ศึกษา เรียนรู้ และนำมาใช้งานส่วนมากด้านการพิมพ์เอกสาร
2. ถ้ามีเครื่องจำนวน 10 ถึง 20 เครื่อง โรงเรียนจะให้นักเรียนได้มีโอกาสได้ใช้เพื่อการเรียนรู้การใช้งานคอมพิวเตอร์ ส่วนมากจะเป็นการเรียนรู้การใช้งาน การพิมพ์เอกสาร ทำสื่อการนำเสนอ หรือ งานด้าน กราฟิคต่าง ๆ
3. ถ้ามีเครื่องมากขึ้น ก็จะมีการนำไปใช้ในหมวดวิชา งาน หรือฝ่ายต่างซึ่งส่วนมากใช้พิมพ์เอกสาร ทำสื่อการนำเสนอบ้าง ใช้ศึกษาเรียนรู้เรื่องต่าง ๆ เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ หรือบางที บางโรงเรียนจะมีเครื่องตั้งอยู่ข้างๆ ผู้บริหารและผู้ช่วย ผู้บริหารทุกฝ่ายด้วย ดูลักษณะคล้ายๆ กับ จะมีการบริหารจัดการโดยใช้คอมพิวเตอร์ เป็นเครื่องมือช่วย แต่เมื่อถามไถ่จริงๆ แล้ว ก็เพื่อการศึกษาเรียนรู้เช่นเดียวกัน หรือบางท่านอาจจะมีการศึกษาเรียนรู้น้อยกว่าหมวด ฝ่ายต่าง ๆ

สิ่งที่ผู้เขียนกล่าวมา มิใช่ว่าเป็นความผิด ความถูกต้องของการใช้งานคอมพิวเตอร์ แต่เป็นข้อเท็จจริง และเป็นวิวัฒนาการของการใช้งานคอมพิวเตอร์ในโรงเรียนของเรา และจำเป็นต้องเป็นอย่างนั้น เพราะข้อจำกัดต่าง ๆ ทั้งงบประมาณ ความรู้ ความเข้าใจของบุคลากร
ประเด็นที่ผู้เขียนอยากจะกล่าวถึง คือ ความคิดรวบยอดของ การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้งานในโรงเรียน ซึ่ง ณ ปัจจุบัน(2545) เราควรจะก้าวเข้าสู่ยุคเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างจริงจัง ตรงตาม Concept ของ คำว่า เทคโนโลยีสารสนเทศ ซึ่งถ้าจะสรุปสั้น ๆ ง่าย ๆ คงจะได้ดังนี้
เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) หมายถึง กระบวนการใช้เทคโนโลยีใดๆ เพื่อให้ได้มาซึ่ง สารสนเทศ (Information) เพื่อการ ตัดสินใจดำเนินงานใด ๆ
สารสนเทศ เป็นข้อสรุปที่ได้มาจาก กระบวนการรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์สังเคราะห์ หรือ ประมวลผล สรุปได้เป็นความรู้ใหม่ ที่บ่งบอกถึง อาการ สภาพ สถานะ ของเรื่องนั้น ๆ ในช่วงเวลาที่ศึกษาช่วงนั้น ๆ

การวิเคราะห์ สังเคราะห์ ให้ได้ สารสนเทศเรื่องต่าง ๆ เพื่อการนำไปใช้ในการ บริหารจัดการการเรียนการสอน หรือการดำเนินงานใดๆ เพื่อให้เกิดประสิทธิ-ภาพสูงสุด เช่น สารสนเทศเกี่ยวกับชุมชน ผู้ปกครอง นักเรียน เพื่อนำไปสู่การจัดการเรียนการสอน สารสนเทศ เกี่ยวกับนักเรียน ผลการเรียนนำไปใช้ในการ แก้ปัญหา หรือส่งเสริมกิจกรรมต่างๆ ของนักเรียน เป็นต้น
การได้มาซึ่งสารสนเทศ จะได้มาโดยวิธีใด ๆ ก็ได้ ซึ่งเดิม ใช้วิธี ออกแบบสอบถาม สำรวจ สัมภาษณ์ ฯลฯ ได้ข้อมูลมาแล้ว นำมา แจงนับ วิเคราะห์ สรุป กว่าจะได้ Information มา ส่วนมาก สายไปเสียแล้ว เพราะกระบวนการแบบเดิม ต้องใช้เวลา และแรงงาน ค่อนข้างมาก

Information หรือสารสนเทศ ที่ดี ต้องครอบคลุม ถูกต้อง รวดเร็ว ทุกเมื่อ ทุกเวลา หรือ ทันเวลาเมื่อต้องการใช้งาน นำมาประกอบการตัดสินใจได้ทันที
ปัจจุบัน เราทราบกันดีอยู่แล้ว เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และการสื่อสาร มีการพัฒนาสูงสุด สูงเกินกว่าที่เราจะนำมาใช้ประโยชน์มากทีเดียว หากแต่ว่ายังไม่ได้ถูกนำมาใช้ให้เต็มศักยภาพซึ่งด้วยสาเหตุหลายๆ ประการ เช่น ไม่รู้ ไม่เข้าใจว่ามันทำได้อย่างไร พอจะรู้บ้างแต่ไม่รู้วิธี ขาดบุคลากรที่รู้ และเข้าใจจริง ๆ หรือ รู้แล้ว แต่ยังไม่ทำ ฯลฯ
ช่วงเวลา 1-2 ปี ที่ผ่านมามีคำใหม่เกิดขึ้น คือ ICT. หรือ Information and Communication Technology ซึ่งมีความหมายครอบคลุม ถึงเทคโนโลยีการสื่อการสื่อสารไปด้วย
จะด้วยสาเหตุใดก็ตาม ใคร่เสนอแนะ สิ่งที่ควรจะเป็น ในการนำ IT. หรือ ICT. เข้ามาใช้ให้เต็มประสิทธิภาพของเทคโนโลยีที่มีอยู่ และปัจจุบัน โรงเรียนจำนวนไม่น้อยที่มีขีดความสามารถที่จะทำได้ท่านจะเริ่มต้น อย่างไร
ประการที่ 1 กำหนดจุดประสงค์การนำคอมพิวเตอร์ และการสื่อสารเข้ามาใช้ในโรงเรียน ควรจะกำหนดจุดประสงค์ไว้ 3 ประการ
1. เพื่อการเรียนรู้เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ด้านต่าง ๆ สำหรับ นักเรียน และ ครู (จุดประสงค์เดิมที่เป็นอยู่)
2. เพื่อการบริหารจัดการใน โรงเรียน (ระบบบริหารทั่วไป)
3. เพื่อเป็นเครื่องมือสำหรับการเรียนรู้รายวิชาต่าง ๆ
ประการที่ 2 สร้างความเข้าใจแก่บุคลากรทุกระดับ ซึ่งจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงาน วัฒนธรรมการทำงาน ให้สอดคล้องกับเทคโนโลยีที่นำเข้ามาใช้ บุคลากรต้องพัฒนาทั้งทักษะทางเทคโนโลยี และพัฒนาความคิด วิเคราะห์ให้เข้าใจในกระบวนการทำงานทางเทคโนโลยี ซึ่งบางครั้งจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงระบบ วิธีการทำงาน ให้สอดคล้องกับวิธีทางเทคโนโลยี ต้องพัฒนาตนเอง
ขอขยายความ จุดประสงค์ที่ 2 ของการนำคอมพิวเตอร์ มาใช้เพื่อการบริหาร (สำหรับการนำมาใช้ด้านการเรียนการสอน เคยจัดทำเอกสารเผยแพร่มาแล้ว เรื่อง Digital Library)

สิ่งที่ควรจะเป็น
1. ด้าน Hardware โรงเรียนจำเป็นต้องมีคอมพิวเตอร์ระบบเครือข่าย (LAN) ชุดหนึ่ง มีคอมพิวเตอร์ที่ทำหน้าที่ ศูนย์ข้อมูลหรือ Server อย่างน้อย 1 ชุด และคอมพิวเตอร์ ตัวลูกอย่างน้อย 3 กลุ่ม (จำนวนนั้นขึ้นอยู่กับความสามารถและความต้องการ)
กลุ่มที่ 1 ผู้บริหาร และผู้ช่วยผู้บริหาร ทุกคนกลุ่มที่ 2 หมวดวิชา งาน ฝ่ายต่าง ๆ เช่น ห้องสมุด แนะแนว